Huisreglement

 Op deze pagina is het huisreglement van Sophia Aeterna zichtbaar voor leden. Log in aan de rechterkant als je het huisreglement wilt bekijken. 

Op deze pagina is het huisreglement van Sophia Aeterna te lezen. Alle leden behoren zich naar dit huisreglement te gedragen. Wijzigingen kunnen doorgevoerd worden door de ALV.

Algemeen

I. Lid van Sophia Aeterna kunnen worden: alle (oud-)studenten, (i.e. bachelor-, master-, voltijd-, deeltijd-, keuzevak-, à la carte-, contract- en PhD-studenten) en (oud-)docenten van de opleiding Griekse en Latijnse Taal en Cultuur of een opleiding die hieraan gerelateerd is met erkenning van het bestuur, van de Universiteit Leiden of een andere (universitaire) instelling.
II. Het bestuur kan om reeds onbepaalde redenen besluiten tot weigering van lidmaatschap; in dit geval kan de desbetreffende persoon hiertegen in beroep gaan op de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering.
III. Persoonsgegevens die worden verstrekt bij inschrijving voor het lidmaatschap van Sophia Aeterna, reizen en excursies, worden vertrouwelijk behandeld en nooit aan derden verstrekt.
IV. Alle activiteiten van Sophia Aeterna staan open voor zowel leden als niet-leden (zij het met instemming van het bestuur), hoewel voor de Algemene Ledenvergadering (ALV) geldt dat slechts voor leden inbreng mogelijk is.


Lidmaatschap

I. De contributie bedraagt jaarlijks € 15,-.
II. Nieuwe leden kunnen zich gedurende het hele jaar via de e-mail aanmelden voor het
lidmaatschap. Degene die later in het jaar lid wordt, betaalt eveneens € 15,-.
III. Bij inschrijving voor het lidmaatschap worden persoonsgegevens gevraagd, waaronder
naam, adres, telefoonnummer en e‐mailadres.
IV. Wanneer wijzigingen plaatsvinden in de persoonsgegevens, geven leden deze door via de e‐mail.
V. Het lidmaatschap wordt jaarlijks stilzwijgend verlengd. Opzeggen van het lidmaatschap dient schriftelijk (per e‐mail) te geschieden voor 1 september. Bij niet nakomen hiervan, is men verplicht de € 15,- voor het volgende collegejaar alsnog te voldoen.
VI. Leden die hun contributie niet betaald hebben, genieten, totdat de betaling is voldaan, niet de voordelen van het lidmaatschap.
VII. Sophia Aeterna brengt haar leden op de hoogte van de activiteiten door middel van een elektronische nieuwsbrief.
VIII. Indien een lid zich buitensporig misdraagt, is de ALV gemachtigd het lidmaatschap te beëindigen.


Reisvoorwaarden

I. Onder reizen worden reizen, excursies, weekendjes, kamp e.d. verstaan.
II. Zowel leden als niet-leden (zij het met instemming van het bestuur) kunnen zich inschrijven voor reizen, waarbij leden bovenaan de wachtlijst worden geplaatst.
III. Deelnemers aan een reis dienen zich te voegen naar het programma dat opgegeven is door de studievereniging. Het programma van een reis is alleen facultatief wanneer de Reiscommissie dit specifiek heeft aangegeven.
IV. Als de deelnemer een geldige reden heeft om van het programma af te wijken, overlegt hij tijdig met de Reiscommissie.
V. De deelnemer gedraagt zich naar behoren en stelt zich sociaal op tegenover reisleiding, rondleiders, museumpersoneel, hotelmedewerkers, medereizigers etc.
VI. Deelnemers die zich herhaaldelijk niet houden aan regel V van de reisvoorwaarden worden bij toekomstige aanmeldingen onderaan de inschrijvingslijst geplaatst.
VII. Als een deelnemer in het bezit is van een geldige ID en collegekaart, neemt hij deze mee. Kosten ten gevolge van het niet kunnen tonen van de ID dan wel collegekaart zijn voor eigen rekening.
VIII. Inschrijving voor een reis geschiedt door middel van een officieel inschrijvingsformulier, door de Reiscommissie te verschaffen. Persoonsgegevens die worden verstrekt bij inschrijving, worden na afloop van de reis vernietigd.
IX. Deelnemers zijn verplicht eventuele aandoeningen, allergieën en/of medicatie op het inschrijfformulier te vermelden, voor zover relevant.
X. Sophia Aeterna accepteert alleen volledig ingevulde inschrijfformulieren, indien gevraagd met kopie van het paspoort.
XI. De deelnemers kunnen verplicht worden een aanbetaling te doen bij inschrijving.
XII. Een inschrijving voor een reis is geldig wanneer het volledig ingevulde inschrijfformulier (evt. inclusief kopie van het paspoort) door Sophia Aeterna ontvangen is en de eventuele aanbetaling bijgeschreven staat op de rekening van Sophia Aeterna, en definitief, wanneer een persoonlijke bevestiging van deelname is ontvangen.
XIII. Na plaatsing behoort de reissom ofwel in één keer ofwel in meerdere (nader te bepalen) termijnen te worden overgemaakt op de rekening van Sophia Aeterna.
XIV. Bij afmelding voor een reis na de inschrijvingsperiode wordt de eventuele aanbetaling niet terugbetaald, tenzij er dringende redenen voor afmelding zijn en de Reiscommissie hiermee instemt.
XV. Bij afmelding voor een reis na de vooraf vastgestelde opzeggingstermijn (per reis afzonderlijk bepaald) dient de volledige reissom te worden betaald. Dit geldt ook in het geval van een geldige reden.
XVI. Overmakingen van aanbetaling en reissom dienen voorzien te zijn van een duidelijke vermelding van de naam van de inschrijver en de reis van inschrijving.
XVII. De reissom bevat een marge van 10% van de werkelijk geraamde kosten. Als na de reis een geldbedrag over is, wordt het bedrag teruggestort op de rekening van de deelnemer.
XVIII. Sophia Aeterna heeft het recht om in geval van extra onvoorziene kosten een toeslag van 10% op de standaardreissom aan de deelnemer te berekenen.
XIX. Overeenkomsten voor gespreide betaling van de reissom kunnen worden getroffen met de Quaestor van Sophia Aeterna.
XX. Sophia Aeterna sluit elke aansprakelijkheid uit voor schade geleden of veroorzaakt door een deelnemer. Ouders/verzorgers van leden jonger dan achttien jaar wordt verzocht om een schriftelijke verklaring dat de minderjarige onder hun verantwoordelijkheid aan de reis deelneemt.
XXI. Een deelnemer sluit zelf een reis‐ en ziektekostenverzekering af.
XXII. Een deelnemer draagt zelf de verantwoordelijkheid een annuleringsverzekering af te sluiten, maar is daartoe niet verplicht.
XXIII. Tekenen voor lidmaatschap betekent acceptatie van de bovenstaande reisvoorwaarden, van toepassing op elke reis onder lid I. vermeld; niet-leden behoren voor elke reis de bovenstaande reisvoorwaarden afzonderlijk te ondertekenen.


Organisatie

I. Het bestuur van Sophia Aeterna wordt gevormd door ten minste drie en ten hoogste zes personen, die de functies van praeses, vice-praeses, quaestor, abactis, assessor intern en assessor extern vervullen.
II. Verplicht zijn slechts de bestuursfuncties van praeses, vice-praeses, quaestor en abactis.
III. Het bestuur kan alleen bestaan uit student-leden, van wie minstens twee gedurende hun bestuursfunctie de opleiding GLTC of een daarop aansluitende master te Leiden behoren te volgen.
IV. Het bestuur wordt voor de duur van een heel studiejaar (september-augustus) aangesteld en zorgt dat bij voorkeur vóór het einde van de maand juli een nieuw bestuur wordt aangesteld, dat bestaat uit leden van Sophia en wier bestuursfunctie in stemming is gebracht op de laatste ALV.
V. Het bestuur stelt de verschillende commissies aan en begeleidt en controleert deze, met uitzondering van de kascontrolecommissie.
IV. Alleen leden van Sophia Aeterna kunnen lid worden van een commissie.
V. Toetreding tot commissies is het gehele jaar mogelijk.
VI. De Kascommissie vormt de financiële controle van de vereniging en wordt als zodanig aangesteld door de ALV.
VII. De Kascommissie is de enige verplichte commissie. Het aantal andere commissies, hun functie en hun samenstelling wordt in overleg tussen bestuur en leden bij ingang van het nieuwe studiejaar bepaald.
VIII. De Kascommissie neemt vóór ten minste twee ALV’s, waaronder de wissel-ALV, per boekjaar de financiële stukken van het boekjaar door en controleert of de boekhouding klopt. Indien de boekhouding klopt, geeft de Kascommissie na instemming van de ALV een akkoord.

Reacties zijn gesloten.