Reisreglement

Op deze pagina is het Reisreglement van Sophia Aeterna te lezen. Wanneer je deelneemt aan reis, behoor je je naar dit Reisreglement te gedragen. Wijzigingen kunnen doorgevoerd worden door de ALV.

Artikel 1 – Algemeen

  1. Onder reizen worden reizen, excursies, weekendjes, kampweekenden en dergelijke verstaan.
  2. De deelnemer gedraagt zich naar behoren en stelt zich sociaal op tegenover reisleiding, rondleiders, museumpersoneel, hotelmedewerkers, medereizigers etc.
  3. Tekenen voor lidmaatschap betekent acceptatie van de bovenstaande reisvoorwaarden, van toepassing op elke reis onder lid 1 vermeld; niet-leden behoren voor elke reis de bovenstaande reisvoorwaarden afzonderlijk te ondertekenen.

Artikel 2 – Inschrijven

  1. Zowel leden als niet-leden (zij het met instemming van het bestuur) kunnen zich inschrijven voor reizen, waarbij aan leden voorrang wordt verleend.
  2. Inschrijving voor een reis geschiedt schriftelijk in de door de Reiscommissie vastgestelde periode.
  3. Persoonsgegevens die worden verstrekt bij inschrijving, worden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming verwerkt en na afloop van de reis vernietigd.
  4. Deelnemers zijn niet verplicht eventuele aandoeningen, allergieën en/of medicatie bij hun aanmelding te vermelden. Wel wordt hen de mogelijkheid geboden dergelijke informatie aan de Reiscommissie kenbaar te maken.
  5. Een inschrijving voor een reis is geldig wanneer alle gevraagde gegevens (indien gevraagd inclusief kopie van het paspoort) door Sophia Aeterna ontvangen zijn en de eventuele aanbetaling bijgeschreven staat op de rekening van Sophia Aeterna, en definitief, wanneer een persoonlijke bevestiging van deelname is ontvangen.
  6. Deelnemers aan een reis dienen zich te voegen naar het programma dat opgegeven is door de studievereniging. Het programma van een reis is alleen facultatief wanneer de Reiscommissie dit specifiek heeft aangegeven.
  7. Als de deelnemer een geldige reden heeft om van het programma af te wijken, overlegt hij dit tijdig met de Reiscommissie.
  8. Deelnemers die zich herhaaldelijk niet houden aan artikel 1 lid 2 van de reisvoorwaarden worden bij toekomstige aanmeldingen onderaan de inschrijvingslijst geplaatst.

Artikel 3 – Financiën

  1. De deelnemers kunnen verplicht worden een aanbetaling te doen bij inschrijving.
  2. Na plaatsing behoort de reissom ofwel in één keer ofwel in meerdere (nader te bepalen) termijnen te worden overgemaakt op de rekening van Sophia Aeterna.
  3. Bij afmelding voor een reis na de inschrijvingsperiode wordt de eventuele aanbetaling niet terugbetaald, tenzij er dringende redenen voor afmelding zijn en de Reiscommissie hiermee instemt.
  4. Bij afmelding voor een reis na de vooraf vastgestelde opzeggingstermijn (per reis afzonderlijk bepaald) dient de volledige reissom te worden betaald. Dit geldt ook in het geval van een geldige reden.
  5. Overmakingen van aanbetaling en reissom dienen voorzien te zijn van een duidelijke vermelding van de naam van de inschrijver en de reis van inschrijving.
  6. De reissom bevat een marge van 10% van de werkelijk geraamde kosten. Als na de reis een geldbedrag over is, wordt het bedrag teruggestort op de rekening van de deelnemer.
  7. Sophia Aeterna heeft het recht om in geval van extra onvoorziene kosten een toeslag van 10% op de standaardreissom aan de deelnemer te berekenen.
  8. Overeenkomsten voor gespreide betaling van de reissom kunnen worden getroffen in overleg met de Quaestor van Sophia Aeterna.

Artikel 4 – Aansprakelijkheid

  1. Als een deelnemer in het bezit is van een geldige identiteitsbewijs en collegekaart, neemt hij deze mee. Kosten ten gevolge van het niet kunnen tonen van de identiteitsbewijs dan wel collegekaart zijn voor eigen rekening.
  2. Sophia Aeterna sluit elke aansprakelijkheid uit voor schade geleden of veroorzaakt door een deelnemer. Ouders/verzorgers van leden jonger dan achttien jaar worden verzocht om een schriftelijke verklaring dat de minderjarige onder hun verantwoordelijkheid aan de reis deelneemt.
  3. Een deelnemer sluit zelf een reis‐ en ziektekostenverzekering af.
  4. Een deelnemer draagt zelf de verantwoordelijkheid een annuleringsverzekering af te sluiten, maar is daartoe niet verplicht.